Как планировать свое время: 7 эффективных советов

Время неумолимо, и его всегда и всем критически не хватает. Даже при тщательном планировании своего дня далеко не всем удается выполнить все поставленные задачи, это ведет к снижению продуктивности и отодвигает достижение результатов на неопределенный срок. Чтобы избавиться от данной проблемы и научиться организовывать свое время правильно, мы подготовили 10 эффективных советов от авторитетных бизнес-тренеров.

Оперативное и стратегическое планирование

Термин взят из бизнес-планирования, но его эффективность доказана во всех отраслях жизни, включая личную. Суть метода состоит в постановке краткосрочных и долгосрочных задач с четкими сроками на их выполнение. Задачи, согласно методике, необходимо разделить на две группы:

1. Стратегические. Большие, крупные цели, достижение которых требует поэтапного выполнения определенных действий. Например, вы простой менеджер, но хотите стать директором по продажам к концу следующего года. Для этого вы определяете список задач, который должен быть выполнен помесячно (увеличить базу клиентов на 40%, снизить возврат и рекламацию на 20%, доказать эффективность и внедрить новую систему выкладки продукции и т.д.).
2. Оперативные. Короткие, ежедневные цели, включающие бытовые дела и выполнение ежедневных рабочих задач. Сюда же необходимо структурно включать нужные этапы из задач стратегического плана, также придерживаясь четких сроков их выполнения. При составлении ежедневного плана никогда не планируйте время впритык. Всегда есть риск форс-мажора, который может вмешаться в ваши планы.

Если вы попробуете хотя бы 1 год четко придерживаться продуманного оперативного и стратегического планирования, успех не заставит себя ждать, и вы обязательно увидите результаты своего труда.

В конце каждого дня анализируйте и записывайте в блокнот, какие ваши действия стоит скорректировать, а какие задачи можно и вовсе удалить.

Составить график отдыха и сна

Одним из ключевых факторов правильного планирования времени является полноценный отдых. Никогда не увеличивайте время вашей работы за счет сна, так как уже через несколько недель вы «перегорите»: силы и желание работать и достигать поставленных целей полностью пропадет. Это будет усиливать стресс и может привести к длительной депрессии, которая может полностью перечеркнуть все ваши стремления. Ниже вы найдете несколько советов о том, как соблюдать баланс между работой и отдыхом.

Отходите ко сну и просыпайтесь в одно и то же время. Наши биологические часы незаметно для нас подстраивают работу всего организма к нашему графику сна/бодрствования, активизируя или, наоборот, затормаживая психофизические возможности в определенное время суток. Универсального совета — ложиться спать в 10 вечера, а просыпаться в 6 утра — нет. Все мы делимся на жаворонков и сов, наивысший период активности первых — утро, вторых — после обеда и до вечера. Лучший способ найти свой идеальный график — экспериментировать. Попробуйте 7 дней подряд ложиться спать в 23:00 и просыпаться в 7:00, если на 6 или 7 день вы легко подниметесь утром — это ваше время.

Спать дольше, чем 7-8 часов в надежде хорошо выспаться — одно из самых распространенных заблуждений. В 99% случаев это приводит к разбитости и снижению интеллектуальных способностей на целый день.

Не отказывайтесь от развлечений. Различные мероприятия, встречи с друзьями, кино, театры и многое другое — это отличный способ получить положительные эмоции, которые придадут сил и повысят эффективность вашего труда. Но следует соблюдать границы: развлечения не должны нарушать ваш график отдыха и сна, в противном случае вы не сможете быть продуктивным и сосредоточенным на достижении цели.

Делайте перерывы. В течение рабочего дня делайте 1-2 перерыва по 30-40 минут, в течение которых полностью исключите даже мысли о работе. Поговорите по телефону с другом, сходите в парк, сыграйте в теннис, в общем, займитесь приятным для вас занятием. Это позволит мозгу сохранять максимальную производительность, что уже не раз было доказано учеными.

Находите дополнительное время в процессе дня

Поездка в транспорте, обеденный перерыв, ожидание в очереди — отличное время для обучения и работы. В списке задач каждого человека будет несколько дел, которые можно успешно выполнить в это время: прослушать аудиоурок, совершить важный звонок, разобрать рабочую почту и т.д. Таким образом, вы освобождаете время на работе для более важных и ресурсозатратных задач.

Ежедневные привычки

Для того чтобы повысить собственную производительность, выработайте небольшой список ежедневных привычек, которые будут способствовать вашему личностному или карьерному росту. К примеру, менеджеру по продажам можно завести три привычки, которые необходимо выполнять утром перед сборами на работу:

1. Посмотреть одно видео на YouTube по развитию навыков продаж.
2. Пройти один видеоурок по английскому языку.
3. Прочитать последние новости отрасли, в которой вы работаете.

Список может быть любым, важно, чтобы он повышал уровень ваших знаний и навыков. Многие из подобных задач можно совмещать с утренними сборами на работу или принятием пищи.

Позитивный настрой

Никогда не теряйте веры в себя и свой успех! Это самый важный совет из всех перечисленных в этой статье. Позитивное мышление позволяет сохранять страсть к делу, которым вы занимаетесь, в противном случае, вы не сможете добиться выдающихся результатов. Заметьте, что когда вы настроены на победу и легки на подъем, все складывается успешно. И, наоборот, если вы подавлены и думаете о неудаче, то сами собой возникают различные обстоятельства, негативно влияющие на все ваши начинания.

Не думайте о поражении, лучше ежедневно размышляйте о том, как качественно повысить продуктивность вашей работы или учебы.

Минимизируйте пустые разговоры и общение в социальных сетях

Задумайтесь о том, что увлекаясь пустым общением, вы помогаете достигать целей другим людям, отодвигая свои! Проанализируйте пользу от просмотра лент новостей в соцсетях, и вы поймете, что ее ценность равна нулю. В некоторых моделях смартфонов можно посмотреть общее время, проведенное в приложениях соцсетей и понять, сколько полезных дел можно было сделать, вместо ничего не дающего вам общения. Полностью отключите уведомления и сообщения рекламного характера. Это позволит вам не отвлекаться и сосредоточиться на важных задачах.

Электронные помощники

Если раньше единственным способом организовать свой день был бумажных ежедневник, которых приходилось постоянно носить с собой, то сейчас, в эру смартфонов, существует множество полезных приложений, составление планов в которых, и контроль их выполнения, стало значительно более удобным. Данные статистики помогут понять, какие задачи выполняются в срок, а какие требуют большего времени на выполнение.

Никто не говорит, что спланировать свой день легко, но только упорный и организованный труд приведет вас к цели. Применяя советы, изложенные в этой статье, вы не только станете более продуктивным, но и поймете ценность времени во всех сферах жизни.